军工企业如何搭建技术文件管理体系？
作者：管理员 发布于：2022-08-09 16:57:22 文字：【
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摘要：随着企业的不断发展和进步，企业内部的业务范围和流程会逐步完善，从而业务和流程中涉及的技术文件种类和数量也会随之完善。
在技术文件新旧交叠和增减的过程中，企业的技术文件管理模式容易处于混乱状态。例如：技术文件种类混乱、模板种类繁多、一种文件多类模板以及新老版本文件同时存在等。
技术文件是产品重要的组成部分，若技术文件没有得到有效的管理，必然会给企业产品的研发、设计、制造等重要环节带来一定的影响，所以编制并完善技术文件管理体系是企业持续发展的基础和关键。
制定完善的企业技术文件管理体系，首先应梳理企业业务流程所涉及的技术文件种类、模板等相关管理要求，充分了解企业原有的技术文件管理模式。在梳理完成后，根据企业业务范围的实际情况，并结合技术文件属性，确定企业技术文件类别，按文件类别将所梳理的技术文件进行归纳和整理，并制定文件管理规定，来规范相应技术文件的模板、编号、签署、更改等要求。文件管理规定的编制为技术文件提供了管理的依据，同时，它们也相互补充和制约，构建了企业技术文件管理体系框架。为适应企业业务拓展和完善，相关部门应对技术文件管理体系进行动态修护管理，企业信息化的深入替代人工纸质化动态维护，可缩短维护周期，提高企业技术文件管理体系维护工作效率，减少维护错误率。企业技术文件的梳理是搭建技术文件管理体系的基础，也是最重要的环节，主要包括技术文件收集和整理两个步骤。企业的标准化职能部门应组织企业的设计、工艺、制造等相关技术部门编写技术文件收集报告，报告涵盖部门业务中涉及技术文件的种类、模板、编号规则、签署流程、更改要求、发布和废止要素等管理要求。同时报告中应说明每一类技术文件的发文用途、使用频率、重要程度以及管理要求的适用性，并针对企业现有的技术文件管理模式提出合理性意见和建议。技术文件收集完成后，标准化职能部门应根据技术文件收集报告与相应部门进行分析，并逐一讨论部门提出的意见和建议的合理性和可行性，采纳有利于完善企业技术文件管理体系的意见和建议。针对业务优化原则，对部门涉及的技术文件种类进行优化，剔除不常用技术文件种类。完成技术文件梳理和分析工作后，企业标准化职能部门组织企业其他相关部门，根据企业技术文件属性和应用情况，对企业技术文件分类。军工企业技术文件的分类可参照GJB 8783-2015 《产品技术文件分类与代码》，根据文件技术属性， GJB 8783-2015将产品技术文件分为：项目管理文件、设计文件、工艺文件、生产管理文件、标准化文件、检测文件和质量管理文件。其他行业可根据行业相关的技术文件分类标准，对企业技术文件进行分类或根据业务范围，将梳理的技术文件种类整理合并，确定企业自己的技术文件类别。考虑到企业内部结构、职责分工和技术文件管理等实际问题，可以对GJB 8783-2015的技术文件类别进行拓展。如将其中的检测类文件拆分为检验类文件和测试类文件，并增加工装类文件，则拓展后的技术文件类别为：设计类文件、项目管理类文件、生产管理类文件、质量类文件、工艺类文件、测试类文件、工装类文件、检验类文件和标准化类文件，简称为9类技术文件。由于企业技术文件梳理是以部门涉及的技术文件为主体，企业部门业务交叉容易出现相同或相似的技术文件，所以在企业技术文件分类确定后，企业标准化职能部门应以9类技术文件为基础。将梳理的所有技术文件按9类技术文件进行归纳整理和统一，提取9类技术文件中3类及3类以上包含模板相同或相似的文件，这些文件称为通用文件。作者所在企业确定的通用文件为：规范文件、大纲文件、方案文件、制度和规定文件、目录文件以及技术和总结报告文件。同时，为便于通用文件编号和企业日后管理，将通用文件下的每1类文件赋予英文代码，且根据企业相关的要求，统一通用文件的模板和编号规则，通用文件和代码，如表1所示。若想要达到9类技术文件的管理要求协调统一，则必须编写一份顶层文件来规范9类技术文件管理规定的基本编制要求、编制要素以及通用文件的模板、格式要求及编号规则等，这份顶层文件称之为《技术文件管理规定》。在《技术文件管理规定》编制完成后，根据《技术文件管理规定》所包含的基本要求，9类技术文件相关主管部门应编制相对应的每一类管理规定。9类技术文件管理规定文件名称分别为：《项目管理文件编制及管理规定》、《设计文件编制及管理规定》、《工艺文件编制及管理规定》、《生产管理文件编制及管理规定》、《标准化文件编制及管理规定》、《测试文件编制及管理规定》、《检验文件编制及管理规定》、《工装文件编制及管理规定》和《质量文件编制及管理规定》。包含《技术文件管理规定》在内的10类管理规定文件，构成了企业技术文件管理体系的框架，文件内规定的内容和要求，为技术文件的编写和管理提供了依据。如果企业自身有完善的企业标准体系，则以上10类文件管理规定文件可定义为企业标准，文件的结构、起草要素、编排格式以及管理要求等内容应遵循企业标准管理规定中的要求。若企业没有建立企业标准体系，则这10类文件管理规定文件的编写，可参照GB/T 1.1《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》。《技术文件管理规定》文件为企业技术文件管理体系的搭建提供了基本思想，它包含了设计制造为一体的航空企业涉及的技术文件分类和编号基本原则。共涉及10份技术文件管理规定的编写，其中《技术文件管理规定》是指导和规范其他9类技术文件管理规定如何编写以及通用技术文件相关要求的文件，而其他9类技术文件管理规定则是分别规范其所属类别的技术文件要求的文件。所以《技术文件管理规定》文件在编写前，应与涉及的业务主管部门进行充分的协调，以确保编写内容的正确性、模板格式的合理性以及管理方法的适用性，且其他9类文件管理规定应严格执行《技术文件管理规定》所涵盖的内容。对于《技术文件管理规定》没有明确或给出的内容，需结合企业实际情况进行编写，从而确保企业技术文件管理体系的完整性。为了使查阅人员可不借助信息系统或查阅文件内容的情况下就可看出技术文件的属性、类别、适用型号等相关信息，方便企业技术文件信息化管理，可根据企业的实际要求对企业技术文件管理体系内的文件统一编号。推荐编号元素为文件属性代码、文件代码、型号代码、专业代码、年代代码、顺序代码和分隔符按需自由组合。其中文件属性代码代表九类技术文件。文件属性代码和文件代码的确立，方便了查询人员在企业技术文件管理体系中文件的查找，也为企业技术文件管理体系的后期维护提供了基础保障。企业技术文件管理体系的动态维护是企业技术文件管理的基本要求。企业技术文件目录为企业技术文件的有效性提供依据，根据企业技术文件发布和废止的频率，企业技术文件目录应定期维护更新，确保目录中的技术文件均为有效。企业技术文件框架也可以根据企业业务发展的需求进行拓展或删减，但总体框架应保持不变。随着企业信息化发展的深入，文件信息化管理逐步代替文件纸质化管理，企业可充分利用信息化快速、高效的优势，对企业技术文件管理体系实施动态维护管理，不仅可以提高工作效率，也可以节约企业的管理成本。企业技术文件体系的建立是企业发展的根本，它不仅可以提高员工工作效率，增强市场竞争力，也可以为企业消除不必要的浪费，减少企业管理成本。针对新成立或无体系的企业提供了技术文件管理体系搭建思路，包含了体系搭建前期准备工作和体系文件种类划分等相关技术内容。考虑到企业信息化发展的需求，方便技术文件信息化管理，规范了文件种类代码和文件属性代码以及文件编号规则。10类技术文件管理规定的编制是体系搭建的灵魂，《技术文件管理规定》指导和规范了其他9类技术文件管理规定的编写，以及通用技术文件编制的基本要求。所以《技术文件管理规定》的编写应与业务主管部门进行充分的协调，以确保编写内容的正确性、模板格式的合理性以及管理方法的适用性，从而保障企业技术文件管理体系完整详实。
来源：*文章原载于《航空标准化与质量》，原文标题《企业技术文件管理方法研究》。
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